关于公布《广西应急管理学会秘书处

工作制度》的通知

秘书处各部门、各分支机构：

《广西应急管理学会秘书处工作制度》经第二届理事会第六次会议审议通过，现予公布。

广西应急管理学会

2026年1月28日

附件

广西应急管理学会秘书处工作制度

第一章 总则

第一条 为规范广西应急管理学会（以下简称“学会”）秘书处的日常运行与管理，提高工作效率和服务水平，依据《广西应急管理学会章程》（以下简称“章程”）和国家相关法律法规，结合学会实际，制定本制度。

第二条 秘书处是学会的常设办事机构，在理事会（常务理事会）领导下，由秘书长主持开展工作，负责处理学会的日常事务，落实会员代表大会、理事会、常务理事会的各项决议。

第三条 秘书处工作遵循依法办事、高效务实、团结协作、服务会员的原则。

第二章 职责范围

第四条 秘书处主要履行以下职责：

（一）贯彻执行学会章程及各项规章制度，执行会员代表大会、理事会、常务理事会的决议。
    （二）负责学会的日常行政管理工作，包括文电处理、档案管理、印章管理、会议组织、内外联络与接待等。
    （三）负责会员的发展、联络、服务与管理，维护会员合法权益，收取和管理会费。
    （四）负责筹备召开会员代表大会、理事会、常务理事会等会议，起草相关文件、报告。
    （五）组织实施年度工作计划，协调各分支机构、代表机构开展工作。
    （六）负责学会财务管理的具体工作，编制年度预决算报告，严格执行财务管理制度。
    （七）负责学会学术交流、课题研究、咨询评估、宣传教育、培训演练、成果转化、期刊出版等业务活动的具体策划、组织与实施。
    （八）负责学会网站、宣传平台的建设、维护与信息发布。
    （九）负责学会专职工作人员的聘用、管理、考核与培训。
    （十）完成业务主管单位、登记管理机关及学会领导交办的其他工作。

第三章 会议制度

第五条 建立秘书处办公会议制度。会议由秘书长或受委托的副秘书长召集和主持，秘书处全体工作人员参加。主要内容包括：
    （一）传达上级指示和学会相关会议精神；
    （二）汇报、检查工作进展情况；
    （三）研究处理秘书处职责范围内的日常重要工作；

（四）协调处理内部工作关系。
    会议原则上每月至少召开一次，也可根据工作需要随时召开，并做好会议记录，重要决定应形成会议纪要。

第六条 秘书处应每季度定期向会长、常务副会长汇报工作，重要事项应及时请示报告。

第四章 文件与档案管理

第七条 秘书处负责学会各类文件的收发、登记、传阅、拟办、催办、归档工作。文件处理应做到及时、准确、安全、保密。

第八条 建立健全学会档案管理制度。凡属学会在各项工作活动中形成的具有查考价值的文书、合同协议、会议记录、财务凭证、声像资料、出版物样本等，均应及时整理、立卷、归档，指定专人保管。电子档案应同步备份。

第五章 财务与资产管理

第九条 秘书处应严格执行国家财经法规和学会财务管理制度。所有经费收支必须纳入统一账户管理，规范审批报销程序。

第十条 秘书处应严格执行理事会批准的年度预算，大额支出或预算外支出须按学会相关规定履行审批程序。

第十一条 秘书处负责学会固定资产和办公用品的登记、保管、领用与维护工作，确保资产安全完整，提高使用效益。

第六章 人事管理

第十二条 秘书处专职工作人员的聘用、解聘、薪酬福利等事项，由秘书处依据国家相关法律法规及学会相关规定决定。对副秘书长、各机构主要负责人的聘任，按《章程》第十九条第七项规定，由秘书长提名，经理事会或常务理事会决定。

第十三条 秘书处应加强工作人员的政治理论、业务知识和技能培训，不断提高队伍素质和履职能力。

第十四条 建立工作人员岗位责任制和考核评价机制，具体办法另行制定。

第七章 印章管理

第十五条 学会印章（包括公章、财务专用章、法人代表名章等）由秘书处指定专人负责保管，严格用印审批登记制度。未经规定程序批准，不得擅自使用。

第八章 附则

第十六条 本制度未尽事宜，依照《广西应急管理学会章程》及国家有关规定执行。

第十七条 本制度的制定、修改与废止，须经理事会审议通过。

第十八条 本制度由学会理事会负责解释。

第十九条 本制度经2026年1月24日理事会第六次会议审议通过，自审议通过之日起施行。